【客戶網上預約系統教學】無論你的企業提供什麽服務或者產品,總有需要和客戶預約見面的時候。當預約數量開始多,管理你的時間表變成工作中重要而且繁複的一環:一方面需要謹慎安排時間表,確保有足夠時間面對客戶和處理内部工作,另一方面需要確保與客戶的溝通足夠,確認開會日期和時間、為會面進行事前準備等等。網上預約系統可以幫你把整個過程自動化,並用一個簡單整齊的呈現方式,助你輕鬆管理預約。


爲什麽需要網上預約系統?

在瀏覽不同網站的時候都會留意到,現時有不少公司都推廣單獨咨詢服務,並在自己網頁上鼓勵客人預約見面時間,就個別客戶需求提供介紹和講解解決辦法。其實不單只有服務性行業需要客人預約商談:

無論是在客制化或者個人化大行其道的零售市場,還是會進行批量製作的製造業訂單上,每位客人都希望能夠得到最貼合自己生活需求的產品。

尤其是選擇需要長時間使用,或者投入一定資源的商品上。這種度身訂造的購物習慣令不少人習慣先和商家溝通,再下單適合他們的設計產品。

其中例子有如 家品訂購可以預約咨詢,談論不同的配置:

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - 網上預約例子Muji
Source: Muji Website

室内設計可以和設計師免費初步商談:

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - 網上預約例子Branding Works
Source: Branding Works Website

海外升學可以帶同現有成績和顧問定制最適合自己的升學途徑:

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - 網上預約例子idp
Source: idp Website

而當這種初步預約開始多的時候,完善照顧每一位客人的預約需要大量聯絡和管理工作;你會收到無數電郵和電話,來回確認商談的日期時間,同時需要在繁忙的工作中安排時間,為每個商談準備内容和對預約客戶作初步了解。這種預約管理不止單單增加工作量,每位客人分別用幾個電郵發來瑣碎的資料,在整理的過程中很容易造成混亂。使用網上工具,可以幫你把資料同意地放進正確的欄目,用一個容易了解的方式呈現在你眼前,方便查閲和管理。


免費網上預約系統:Calendly

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - Calendly主頁
Source: Calendly Website

現時很熱門的一個免費網上預約系統為Calendly。利用Calendly可以讓客戶在你爹網頁上,根據提前設定好的時間表,直接預約跟你開會的時間和日期;利用自動化的系統預約工具,令預約過程由來回五六個電郵的工作,變成只需要按下幾個按鈕就能完成。不但大幅度省卻瑣碎的人手工序,同時也因爲系統會顯示和準確記錄預約時間,減少人爲錯誤,避免重複在同一時間約了兩位客人,造成混亂。


Calendly教學基本步

你可以在你的網站上直接嵌入Calendly的預約部分,或者在電郵内附加預約頁面的鏈接到特定的著陸頁,給你的客戶群統一發出預約邀請,省卻每位客戶逐一聯絡,再一位一位確認預約時間。這個功能對在需要一對多的客戶聯絡的公司提供了更有效率的處理方法。

如果本身公司内部有使用其他日曆工具,例如Google、Outlook、Office365、iCloud等等更能和Calendly整合,客戶預約和公司内部會議自動安排在一個日曆上,一目瞭然。

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - Calendar
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在登入Calendly戶口之後,你可以自行制定每個不同預約目的的設定,包括更改活動名稱、設定預約模式、為預約寫下簡短介紹、甚至更改預約鏈接的URL:

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - 預約時間
Source: Calendly Website

Calendly網上預約進階設定教學

多種線上線下預約模式

你可以在多種預約模式中選擇不同的預約場景,譬如約在某個地點見面會談、透過致電某個電話號碼、提供鏈接進行網上視像通話、或者由對方決定最舒適方便的商談模式。

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - 預約模式
Source: Calendly Website

預約前填寫表格

你可以在設定預約表格的時候,要求客戶在提供個人資料如名稱和電郵,方便聯絡。如果希望在面對第一次見面的客戶時作出準備和掌握商談的方向,也可以在表格中加入客制化問題,讓你在見面前就對客戶有基本認識,就客戶的行業服務或者產品特質進行事前了解。

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - Questionnaire
Source: Calendly Website

選擇預約時間的長度

在設定預約表格的時候,已經會表明預約的時段長短:大家有共識商談的時長,盡量集中專心把該次會議的要點帶出,避免把會議時間拖長,影響其他工作進度或者當天的時間安排。

控制被預約的時間

你可以選擇只在某個時間段開放時間,例如只有星期三到五的午後時間才會開放預約,讓客戶直接看到你可接受的時間表,再讓客戶自行選擇他們可以配合的時段,免卻很多電郵來回商議時間造成繁複和尷尬,也避免預約時間散落影響其他工作進度。

自動化限定一天上限的預約數目

即使你一天中有大部分時間都可以進行預約,你也可以設定每天不多於某個數目的預約,比如一天只能進行五場。當超過五場的預約,系統會自動屏蔽你當天的預約時間,讓你在一天中除了預約之外,也會有時間處理公司内部工作,不會過多商談導致無法好好安排工作時間。

預約的Buffer time

你可以設定預約必須在正式開始前的幾天前確認,不能夠當天早上預約下午的商談,讓你有足夠的時間準備内容。

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - 時間設定
Source: Calendly Website

提供電郵/短訊提醒

Calendly可以讓你選擇,在有人預約的時候自動化發出電郵,告知你預約人的資料和表格内容。你也可以設定在預約正式開始前五到十分鐘的時間,發出短訊或電郵提醒,讓你確認準備所需要的文件或者内容。

【免費預約管理工具】網上預約系統Calendly教學 - Confirmation
Source: Calendly Website

Calendly收費

Calendly目前有提供14天免費試用,讓你嘗試他們最高級方案中提供的所有功能。在14天之後,你可以繼續選用免費方案

免費Basic方案

免費方案包含最基本的功能,包括可以和一個日曆管理系統(如Google Calendar、Office 365、Outlook和iCloud)和網上會面平台(如Zoom、Microsoft Teams、GoToMeeting等)配合,並且提供無上限數量的預約。你也能夠在自己網站上内嵌Calendly的預約系統。但是預約的種類只能夠選擇單一種,而且會附帶Calendly的品牌商標,也未能夠有電郵提醒、確認頁面,或者與其他電郵軟件或者付費系統鏈接。

如果需要以上提及的進階功能,則可能需要選用收費方案:尊貴Premium方案和專業Pro方案。

尊貴Premium方案

Premium方案為每位用戶每月8美金,從免費方案升級讓你可以製作多種模式的預約,並與Zapier或者自定其他網上工具同步運作,令預約流程和記錄更加流暢。如果需要製作多人參與的預約,你也可以為預約時間進行投票,再由系統爲你挑選最合適的時間。Calendly也會就你的預約客戶的來源、時間、時段、模式等等製作報告,讓你了解預約客戶的喜好和習慣。

專業Pro方案

或者每月12美金的付費方案,除了增加電話短訊提示之外,也提供與電郵系統如Mailchimp、Hubspot或者其他營銷系統同步的功能,更能夠配合PayPal的收費功能。除了預約當下的系統化,你也可以把數據連接到Google Analytics或者Facebook Pixel,製作更加全面的報告和數據整理。


團隊共享Calendly日曆

在使用Calendly或者類似的預約工具之前,建議大家開始在公司内部設立一個團隊日曆。將團隊需要會面的日期時間,或者某些項目到期日放到同一個日曆中,統一整理團隊日程。程式例如Google Calendar、公司常用的Microsoft 365、或者適合Apple用戶的 iCloud Calendar等,都有共享日曆的功能。你可以選擇只分享觀看日曆,或者讓其他成員也有編輯日曆的權限,確保日曆上的資料準確無誤。


關於有助工作效率的網上工具,可以參考這篇
如何加强在家工作團隊的溝通?5個適合中小企的數碼工具


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About the author 

Priscilla Li

除管理Facebook及Instagram等社交平台外,同時負責執行電郵行銷(EDM)、平面設計、文案企劃。因工作關係,Priscilla時常使用各種數碼工具,她樂於分享當中學到的技巧。

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