無論你的企業提供什麽服務或者產品,總有需要和客戶預約見面的時候。當預約數量開始多,管理你的時間表變成工作中重要而且繁複的一環:一方面需要謹慎安排時間表,確保有足夠時間面對客戶和處理内部工作,另一方面需要確保與客戶的溝通足夠,確認開會日期和時間、為會面進行事前準備等等。網上預約系統可以幫你把整個過程自動化,並用一個簡單整齊的呈現方式,助你輕鬆管理預約。


爲什麽需要網上預約系統?

現時有不少公司都推廣咨詢服務,並在自己網頁上鼓勵客人預約見面時間。不單只有服務性行業需要客人預約,在客制化或者個人化大行其道的市場上,每個客人都希望能夠得到最貼合自己需求的產品。這種購物習慣令不少人習慣先和商家溝通,再下單適合他們的貨品。

其中例子有如 家品訂購:

網上預約例子1

室内設計:

網上預約例子2

海外升學:

網上預約例子3

而當這種預約開始多的時候,完善照顧每一個客人的預約需要大量聯絡;你會收到無數個電郵和電話,來回確認商談的日期時間,同時需要在繁忙的工作中安排時間,為每個商談準備内容和對預約客戶作初步了解。這種預約管理不止單單增加工作量,每個客人分別用幾個電郵發來瑣碎的資料,在整理的過程中很容易造成混亂。使用網上工具,可以幫你把資料同意地放進正確的欄目,用一個容易了解的方式呈現在你眼前,方便查閲和管理。


Calendly

Calendly主頁

現時很熱門的一個網上預約系統為Calendly。利用Calendly可以讓你的客戶在網頁上,根據你設定好的時間和日期,直接預約跟你開會的時間。利用自動化系統預約,令預約過程由來回五六個電郵的工作,變成只需要按下幾個按鈕就能完成;大幅度省卻瑣碎的人手工序,減少人爲錯誤。同時,因爲系統會顯示和準確記錄預約時間,可以避免重複在同一時間約了兩個客人,造成混亂。


如何使用Calendly

你可以在你的網站上直接嵌入Calendly的預約部分,或者在電郵内附加預約頁面的鏈接到特定的著陸頁,給你的客戶群統一發出預約邀請,省卻每個客戶逐一聯絡,再一個一個確認預約時間。這個功能對在需要一對多的客戶聯絡的公司提供了方便不少的做法。

如果本身公司内部有使用其他日曆工具,例如Google、Outlook、Office365、iCloud等等更能和Calendly整合,客戶預約和公司内部會議自動安排在一個日曆上,一目瞭然。


Calendly預約管理:

多種預約模式

你可以在多種預約模式中選擇,譬如約在某個地點見面、透過電話致電、網上視像通話、或者由對方決定商談的模式。

預約前填寫表格

你可以在設定預約表格的時候,要求客戶在提供個人資料如名稱和電郵,方便聯絡。如果希望在面對第一次見面的客戶時作出準備和掌握商談的方向,也可以在表格中加入客制化問題,讓你在見面前就對客戶有基本認識。

選擇預約時間的長度

在設定預約表格的時候,已經會表明預約的時段,大家有共識商談的時長,避免把會議時間拖長,影響其他工作進度或者時間安排。

填上你有空被預約的時間

你可以選擇只在某個時間段開放時間,例如只有午後時間才會開放預約,讓客戶直接看到你可接受的時間表,再選擇他們可以配合的時段,免卻很多電郵來回商議時間。

自動化限定一天上限的預約數目

即使你一天中有大部分時間都可以進行預約,你也可以設定每天不多於某個數目的預約,讓你除了預約之外,也會有時間處理公司内部工作,不會過多預約導致無法好好安排工作時間

預約的Buffer time

你可以設定預約必須在正式開始前的幾天前確認,不能夠早上預約下午的商談,讓你有足夠的時間準備内容。

提供電郵/短訊提醒

Calendly可以讓你選擇,在有人預約的時候自動化發出電郵,告知你預約人的資料和表格内容。你也可以設定在預約正式開始前時間,發出短訊或電郵提醒,讓你確認準備所需要的文件或者内容。


收費

Calendly有提供14天免費試用,讓你嘗試他們提供的所有功能。在14天之後,你可以繼續選用免費方案,但如果需要某些進階功能,則可能需要選用每月8美金,讓你可以與Zapier等網上工具,或者每月12美金的付費方案,提供短訊通知功能。


團隊共享日曆

在使用Calendly或者類似的預約工具之前,建議大家開始在公司内部設立一個團隊日曆。將團隊需要會面的日期時間,或者某些項目到期日放到同一個日曆中,統一整理團隊日程。程式例如Google Calendar或者適合Apple用戶的 iCloud Calendar等,都有共享日曆的功能。你可以選擇只分享觀看日曆,或者讓其他成員也有編輯日曆的權限,確保日曆上的資料準確無誤。

About the author 

Priscilla Li

除管理Facebook及Instagram等社交平台外,同時負責執行電郵行銷(EDM)、平面設計、文案企劃。因工作關係,Priscilla時常使用各種數碼工具,她樂於分享當中學到的技巧。

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